…pour être réactif !

La mise en place ou l’amélioration d’un système d’archivage privé ou public va au-delà de la gestion des documents. L’analyse du circuit des documents et de l’information au sein de l’entreprise (depuis l’arrivée ou production jusqu’à la conservation définitive ou destruction) permet d’identifier les failles et d’optimiser les processus. Elle permet d’évaluer la performance. Cette étude abouti à des conseils en organisation (guide de procédures…) et à une politique d’archivage.

archives

Récolement et classement des documents

L’établissement d’un plan de classement passe par l’étape préalable de l’inventaire des archives. La réalisation d’un tableau de gestion permet d’organiser les fonds par délais de conservation et sorts finaux (conservation ou destruction). S-sens stratège vous guide pour chacune de ces démarches.

Records management

Le records management (ou gestion des documents d’activité) optimise la gestion des archives à valeur probante. Identifier et préserver la conservation de ces documents en tant que preuves permet de réduire les risques pour votre structure.

Archives papier

S-sens stratège est en capacité à répondre à vos problématiques spécifiques liées à l’archivage papier :
– Conditionnement des documents,
– Solutions aux problèmes de stockage (espace),
– Aménagement des locaux en accord avec les normes en vigueur.

Nous vous accompagnons dans la prise en charge du sort final des documents (élimination, versements) ou d’un éventuel dépôt. Un bon archivage n’implique pas de tout conserver mais de conserver à bon escient… le bon sens, toujours !

Archives électroniques GED et dématérialisation

Les considérations techniques des archives électroniques sont spécifiques, particulièrement dans la cadre de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).

Nous vous accompagnons à toutes les étapes du processus dans le respect des normes :
– Numérisation,
– Mise en place d’un système de gestion électronique de documents (GED),
– Migration,
– Intéropérabilité des données.

Rechercher dans ses archives

Il est admis qu’un document mal classé est un document perdu. L’élaboration de méthodes et d’outils de recherche est indispensable afin de garantir l’efficacité d’une recherche en un temps record.