Dans un contexte d’accroissement exponentiel de l’information, la gestion documentaire est une question délicate. Toute organisation est concernée par la problématique de la gestion de l’information ; la gestion documentaire en est le 1er composant incontournable.
Avez-vous connaissance de tous les enjeux d’une bonne gestion documentaire ?

Selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à chercher un document (numérique ou papier) sans la trouver ! Tout ce temps perdu qui n’est pas mis à profit est non seulement coûteux pour les entreprises mais également nuisible à son efficacité et sa performance.

Et vous, combien de temps par jour passez-vous à chercher un document ? 15 minutes… ? 2 heures… ? Vous ne le trouvez pas ! Cet article est fait pour vous ! Je vous propose dans cet article quelques conseils afin d’optimiser votre gestion documentaire.

Montre-moi ta gestion documentaire, je te dirai quelle est ton efficacité organisationnelle !

Il est de fait notable que beaucoup de structures en sont encore au bricolage de leur serveur de fichiers. Les cas les plus extrêmes ont un éclatement de leurs ressources documentaires. Pour certains, des données essentielles peuvent ne figurer que sur le disque dur du poste de l’utilisateur ! Pour les cas carrément alarmistes, ces documents ne sont même pas sauvegardés !

Gestion documentaire, de quoi parle-t-on ?

La gestion documentaire est un rouage essentiel du système d’information. C’est le réservoir de documents de l’entreprise pour gérer son activité et remplir ses objectifs. L’ensemble constitue son ou ses fonds documentaires.

Toute structure dispose nécessairement d’un fond documentaire. A minima celui-ci est composé de documents comptables (facturation, charges sociales et fiscales…). Même en micro-entreprise ou en association la tenue d’une comptabilité élémentaire est exigée.

La gestion documentaire est l’art de bien classer, organiser et gérer ses documents, produits ou reçus dans le cadre de l’activité de l’organisation, quelle que soit sa matérialité (papier ou électronique) à n’importe quel moment.

Le cycle de vie du document, notion préalable essentielle

La dimension importante à considérer pour bien appréhender la gestion documentaire est le cycle de vie du document. Un document nait, vit et meurt. En bref, selon le stade de vie du document sa gestion sera différente. L’utilisation d’un document, sa finalité et son accès ne seront pas forcément les mêmes selon le stade de vie ; la valeur d’un document évolue avec son cycle de vie.

Le schéma ci-dessous donne un aperçu explicite du cycle de vie du document :

Le cycle de vie du document se déroule en 5 temps. La théorie des 3 âges des archives, concept plus ancien, reste fondamental dans la compréhension d’une bonne gestion documentaire.

Etape1

Temps 1.
Création du document

Le document est au stade de brouillon. Son contenu est mouvant. Même si c’est un document de travail, il doit être accessible facilement au(x) rédacteur(s) et donc obéir aux différentes règles le permettant.
Le document de travail change de statut au moment de sa validation.

Etape2

Temps 2.
Validation du document

La validation marque le document dans sa version définitive. Il ne doit plus être modifié à moins de générer une nouvelle version.

Etape3

Temps 3.
Utilisation active

Le document est utilisé très régulièrement et circule. Il est utile à la gestion courante de l’entreprise (archives courantes). Le document est à portée de main : très facile d’accès en quelques clics ou à portée de main sur le bureau.

Etape4

Temps 4.
Utilisation ponctuelle

Le document est utilisé ponctuellement (archives intermédiaires).
A ce stade, le document est conservé en cas de besoin, il reste accessible mais n’est pas sous la main (armoire dans le bureau, local proche). Ce temps de conservation est déterminé par le délai d’utilité administrative (D.U.A.). Le document peut être utilisé en cas de besoin, par exemple en cas de contrôle URSSAF ou fiscal (délai de prescription).

Etape5

Temps 5.
Sort final du document

A l’issue du D.U.A. le document est soit conservé à des fins de mémoire d’entreprise, d’intérêt historique ou de recherche ou est détruit (archives définitives).
Si l’organisation est soumise à l’archivage public, toute destruction de document doit être soumise au préalable à l’accord des archives départementales.

Une bonne gestion documentaire produit plusieurs effets de levier

Plus d’efficience et de réactivité grâce à
  • Moins de temps passé à la recherche documentaire.
    Et oui car pendant que vous cherchez, vous perdez du temps !
  • Trouver le document recherché !
    Ca à l’air évident mais qui de vous n’a jamais été concerné ? « Où est ce document ? Je suis sûr qu’il était classé là ! ».
  • Une recherche plus facile.
    Ce n’est pas tout de trouver mais si en plus c’est simple, c’est du stress en moins !
UNE Qualité accrue grâce à
  • Des informations plus pertinentes.
  • Des documents plus fiables.
    Ne vous est-il jamais arrivé de communiquer ou présenter un document qui n’est pas la dernière version et donc obsolète, voire totalement erroné ?
UNE Création de valeur par
  • Un fond documentaire riche.
  • Une plus grande créativité et innovation.
  • Une plus grande intelligence collective : amélioration du partage des connaissances, capitalisation des bonnes pratiques et du savoir facilités.
UNE Fluidité des circuits et flux grâce à
  • Une amélioration du travail collaboratif (groupware).
  • A une meilleure circulation de l’information.
  • Au workflow (automatisation des processus).
  • A une cohérence du système d’information.
un Engagement intensifié PAR
  • Une culture d’entreprise grâce à la centralisation et formalisation.
  • Une progression de la notoriété de l’organisation grâce à une image de réactivité et d’efficience.
Une Conformité respectée par
  • Le respect des obligations de conservation et d’accès aux documents (contrôle fiscal, direction du travail, CNIL…).
  • Une conformité au RGPD facilitée.
Des risques réduits par
  • L’absence de pénalités financières.
  • Une meilleure sécurité des documents et données.
  • La gestion et maîtrise des erreurs : dans l’activité, la fiabilité, la stratégie…
  • Une meilleure image : image d’une organisation de confiance, fiable et réactive.
Une rentabilité augmentée par
  • Un coût de stockage amoindri : moins d’espace de stockage électronique ou physique et aussi souvent synonyme d’économie. Stocker coûte !
  • Des temps de recherche réduits.
Une empreinte écologique améliorée
  • Impact sociétal : prendre conscience des enjeux du numérique.
  • Préserver l’environnement : ne conserver que l’utile ! Doit-on le rappeler ? Le stockage numérique pollue !

Caractéristiques d'une bonne gestion documentaire

  • Centraliser la gestion de l’information

    En cas d’organisation de l’information en silos ou en présence de plusieurs outils, veiller à la cohérence de l’ensemble. Favoriser l’interopérabilité des outils.

  • Avoir un bon plan de classement

    L’arborescence ou plan de classement doit être connu et compris de tous les utilisateurs.
    Utiliser des termes non équivoques. En cas de système lourd et complexe, utiliser un thésaurus adapté (ou à réaliser) peut être une bonne alternative.
    Veiller à ne pas avoir une profondeur de classement trop importante (au-delà de 4 sous-dossiers, il y a un risque de mauvais classement).

  • Déterminer les durées de conservation
  • Bien classer le document (papier et électronique)

    Classer à un seul endroit.
    Et n’oubliez pas un document mal classé est en général perdu !

  • Bien enregistrer / indexer le document (électronique)

    . Bien nommer.
    Mettre en place une convention de nommage de fichier.
    . Utiliser les métadonnées (données du document) : auteur, date de création, date de modification…
    . Gérer les versions : à intégrer dans le nommage de fichier ou dans les métadonnées.

  • Assurer la pérennité d’accès

    Etre vigilant sur les formats utilisés. Dans le cas d’une conservation longue, attention de pouvoir bien assurer l’accès aux documents dans la durée (par exemple changement de logiciel ou de version de logiciel…).
    Pour une conservation longue de format numérique, privilégier le format PDF/A (existe sur la suite bureautique Office 365).

  • Faciliter l’utilisation des points d’accès aux documents

    . Recherche intuitive :
    Numérique : bonne connaissance de l’arborescence.
    Papier : signalisation des travées.
    . Moteur de recherche :
    Bien connaitre les modalités de recherche et les faire connaitre aux utilisateurs.

  • Etablir une charte – règlement de l’utilisateur

    Incluant la convention de nommage, la gestion des différentes versions de documents, les procédures de classement, les modalités de recherche, les restrictions d’accès, des informations sur les délais de conservation.

  • Formation des utilisateurs

    Notamment des nouveaux utilisateurs (formation pratique et charte des utilisateurs).

  • Trier à bon escient

    Ne conserver que ce qu’il est nécessaire mais toujours en restant en conformité avec les obligations légales.
    Bien souvent, un volume important de documents est conservé alors que son contenu est obsolète et inutile, voire, en cas de données personnelles, contraire à la loi…

Les points de vigilance

La problématique de l’éclatement des ressources

Les infrastructures et applicatifs doivent être déployés de manière cohérente. Eviter l’effet millefeuilles, l’ajout par couche lié aux investissements progressifs, l’addition d’outils juxtaposés, l’éclatement des outils non intereliés sans cohérence d’ensemble pouvant générer de la redondance et favorisant l’information en silos qui freine l’accès rapide, efficace et pertinent à l’information.
2 solutions :
1. Une cartographie de l’information cohérente et connue des utilisateurs.
2. Mettre en place une digital workplace (voir Les digital workplaces, le bureau du futur dès aujourd’hui).
Malgré tout, une bonne communication à destination des utilisateurs sera toujours nécessaire pour rendre opérant une bonne gestion documentaire (formation et charte utilisateur).

La sécurité

. Gestion des accès.
. Sauvegardes multiples et régulières.

Les freins humains

. Partager l’information c’est partager le pouvoir…
Centraliser et mutualiser n’est pas forcément évident et peut être perçu comme une remise en cause de l’autonomie structurelle. C’est notamment le cas pour les grosses structures satellitaires avec plusieurs services ou établissements qui peuvent avoir le sentiment de se faire déposséder de leur autonomie ou liberté.
. Il faut lutter contre les fonctionnements trop individualistes qui bloquent la coopération et l’intelligence collective. Cela peut être par des stockages de documents « non déclarés » ou le refus de partager (documents, non formalisation d’informations). Il faut lutter contre, ce que a nommé Michel Crozier, ces « zones d’incertitudes » » et qui nuisent à la dimension collaborative et à l’intelligence collective, au final à la pertinence de la gestion documentaire et plus globalement à celle du SI (système d’information).

Le système hybride

L’utilisation de documents papier et électroniques de manières simultanées doit être jumelée le plus possible.

En bref

Quel que soit votre type de structure, sa taille, son activité, ses objectifs une organisation documentaire anarchique est néfaste. Une gestion documentaire maîtrisée contribue à l’amélioration du système d’information et de la performance globale de l’entreprise.

De nombreuses structures sont encore dans une architecture de l’information simple avec un serveur de fichiers centralisé mais hybride avec une coexistence de documents au format papier et numérique. A cela, peut s’ajouter, de plus en plus, un environnement cloud.

La transition numérique déjà entamée souvent de manière incontrôlée doit faire place à une digitalisation accompagnée. Cette démarche constitue un projet à part entière. Cela nécessite de la méthode avec une prise de recul suffisante sur l’analyse de l’existant et des besoins.

De trop nombreuses entreprises sont encore dans la méconnaissance. Certaines se risquent même à une dématérialisation totale de leurs documents aux mépris de règle de l’art.

Le savez-vous ?

  • La version numérique d’un contrat signé au format papier puis numérisé constitue une copie. L’original étant donc le papier, vous ne pouvez pas détruire le papier.
    Un document électronique a la même force probante qu’un document papier lorsqu’il répond à des exigences techniques précises.
  • Inversement un document électronique certifié (record) est un original et son édition en papier une copie.

Pour aller plus loin, il existe plusieurs types de gestion de contenu structurée :

  • L’ERP (Enterprise Resource Planning) et le CRM (Customer Relationship Management) sont les plus connus.
  • La GED (Gestion Electronique de Documents) ne permet pas d’authentifier les documents électroniques avec la même force probante que l’original en papier mais présente une plus-value majeure dans la recherche documentaire notamment utile dans les accès distants (travailleurs itinérants, télétravail, entreprise multisites…).
  • Le Système d’Archivage Electronique constitue le coffre-fort numérique de la gestion documentaire. Il permet de conférer aux documents numériques la valeur probante. Il offre la possibilité de la dématérialisation totale (destruction des documents papier après intégration dans le SAE). Dans un cadre d’archivage public ce sont les documents électroniques qui sont versés aux archives départementales.

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