Le contexte actuel de crise sanitaire aura sans nul doute propulsé sur le devant de la scène professionnelle les digital workplaces (DW). Elles sont apparues comme la solution pour assurer une continuité du travail à distance. Mais concrètement, de quoi parle-t-on ?
La croissance des digital workplaces (DW) ou environnements numériques de travail s’est effectuée sous l’impulsion du besoin impérieux du télétravail. Mais les digital workplaces sont bien plus qu’un outil de travail à distance ! Elles sont de puissants leviers d’efficacité et de rentabilité pour les organisations.
Savez-vous ce qu’est une digital workplace ?
Quelles en sont les bénéfices ? En quoi est-ce intéressant pour votre organisation ?
Quels sont les facteurs clé de réussite ?
Une digital workplace désigne en réalité une plateforme numérique qui centralise plusieurs outils interreliés.
Les outils de communication synchrones ou asynchrones : messagerie instantanée, RSE (Réseau Social d’Entreprise), outils de visioconférence, messagerie électronique, etc.
Les outils bureautiques : la suite Office 365 reste encore très utilisée.
La gestion documentaire : souplesse dans l’organisation documentaire et la gestion des droits des utilisateurs, module de recherche optimisé grâce aux métadonnées, fonctionnalités de worflow (gestion des flux).
Les applications métiers et/ou externes peuvent être également reliés.
Les définitions peuvent légèrement variées mais toutes ont en commun le fait de dépasser la seule fonctionnalité du cloud (stockage à distance). Les déclinaisons les plus complètes du concept de DW intègrent des outils d’origine externes offrant ainsi à l’utilisateur une plateforme de travail numérique unique et complète.
Plus précisément, on met à profit l’interopérabilité des outils par des API (Application Programming Interface). Grande tendance qui va s’accentuer dans les années à venir, l’interopérabilité apporte de la fluidité entre les différents outils.
Comme vous en entendrez parler de manière plus intensive en 2021, la tendance est à l’interopérabilité ! Et les digital workplaces s’inscrivent dans cette tendance également.
Les avantages
Les DW, puissant levier de productivité et de qualité, permettent de :
Capitaliser l’information en optimisant la gestion documentaire
La DW permet une meilleure exploitation des ressources informationnelles existantes, formelles ou informelles. Il est possible de tirer profit de la mémoire de l’entreprise sous toutes ses formes (gestion des connaissances).Optimiser la recherche
Trouver rapidement la bonne information ou le bon document.Dépasser les bénéfices de la GED (Gestion Electronique de Documents)
La mise en place d’une DW peut intégrer une GED mais c’est bien plus que cela grâce à la dimension collaborative et l’imbrication d’autres outils.Gagner en efficacité individuelle et collective
Les DW permettent de travailler efficacement seul mais aussi en équipe. Alors que la centralisation des documents sur un serveur bureautique ne permettait pas de travailler à plusieurs de manière simultanée sur un même document, les DW offre cette souplesse.Développer l’intelligence collective
Devenir une organisation apprenante par une meilleure gestion de la dimension collaborative et la capitalisation des connaissances (knowledge management).S’affranchir des contraintes spatiales et temporelles
Les DW sont un atout pour faciliter le télétravail mais également très utiles pour les travailleurs itinérants.Améliore la communication interne
Outils de communication synchrones ou asynchrones, intranet, travail collaboratif offrent de multiples vecteurs pour favoriser la communication entre les collaborateurs.Etablir des process
Les DW propose une dimension workflow.
Les facteurs clé de réussite
Le passage à une DW ne s’improvise pas !
Même si a priori les DW semble être un sujet à porter par les DSI (Directions des Systèmes d’Information), elle concerne toute l’organisation. C’est un projet transversal qui va impacter les méthodes de travail de chaque utilisateur. Tous les services sont donc concernés.
Après validation par la Direction d’orienter l’entreprise vers une DW, celle-ci doit être active pour porter le projet.
De la méthode avant tout !
Il convient d’établir une feuille de route et de baliser le projet en grandes étapes :
1ère étape : état des lieux et analyse des besoins
> Aspect technique :
Réaliser un état des lieux de l’architecture fonctionnelle et technique : réseau interne, connexions internet, débit bande-passante qui doit pouvoir supporter le trafic, logiciels, équipements utilisateurs.
> Aspect fonctionnel : analyse du besoin
– Identifier les profils (persona) : qui ?
– Identifier les besoins : quoi ?
– Dessiner la cartographie des outils : comment ?
– Penser la chaine de traitement de l’information et au cycle de vie des documents
2ème étape : établir une gouvernance de l’information
> Organiser sa gestion documentaire
Afin d’optimiser la recherche, il est nécessaire d’anticiper :
– Des plans de classement, arborescences ou organisation documentaire
– Une charte de nommage
– Les métadonnées utiles à la recherche
> Associer les utilisateurs ou les directions des différents services
> Observer, rendre compte des processus et objectifs de l’organisation
> Intégration des outils bureautiques
> Rédiger un cahier des charges fonctionnel et technique
3ème étape : choix de la solution
> Analyser les fonctionnalités de chaque solution.
> Veiller à une interopérabilité des outils bureautique utilisés dans l’entreprise
> Analyse de la sécurité
> Etudier les coûts
> Anticiper l’éventuel nécessité de sortir de la plateforme
Modalité(s) d’export et de récupération des documents et données.
4ème étape : déploiement
> Trier (archiver, supprimer) avant migration
Structurer la gestion documentaire et bien classer.
> Penser à l’archivage en conformité avec la règlementation et les normes en vigueur
RGPD, archives publiques.
> Informer et former les utilisateurs
> Sensibiliser les utilisateurs aux questions de sécurité
5ème étape : mise en œuvre
> Accompagner les utilisateurs sur la durée
Même si les DW ont une prise en main très intuitive, il est nécessaire d’accompagner les utilisateurs dans l’appropriation afin aussi qu’ils en saisissent tout l’intérêt et le potentiel.
> Accompagner au changement
S’adapter selon la culture d’entreprise ou le secteur d’activité.
> Promouvoir une gestion et un comportement écoresponsable
> Canaliser le shadow IT
Il est intéressant est de permettre le développement de pratiques innovantes spontanées mais avec un balisage pour permettre la remontée de ces pratiques afin de les étendre si elles sont bonnes ou de les arrêter en cas contraire.
Les points de vigilance
> Choisir une solution adaptée aux besoins et contraintes de l’organisation
> Ne pas sous-estimer la dimension technique
> Anticiper les questions de sécurité
> Accompagner le déploiement de la solution
Le marché des DW
Chaque solution a des contours qui peuvent être différents. Avant de choisir l’outil, il convient de faire le point sur le besoin et les process de l’organisation.
De manière non exhaustive, parmi les solutions existantes on trouve :
– Jalios
– Slack
– Microsoft 365
– Jamespot
– Shareplace
– Powell
– Trello
En conclusion...
La convergence d’une crise sanitaire majeure avec le potentiel des nouvelles technologies de l’information a fait exploser l’usage de ces DW, accélérant le virage de la transition numérique. Il n’en demeure pas moins que ces DW si elles sont mal déployées, parce que le besoin est imminent et prégnant peuvent devenir contre-productives au risque de décourager les utilisateurs.
Le mise en place de DW doit être réfléchie au préalable et faire l’objet d’une gestion de projet afin de garantir la réussite.
Au-delà de la mise en œuvre de DW au sein des entreprises, ce nouveau modèle invite à penser à une nouvelle organisation du travail avec à la clé un management qui va devoir s’adapter. La dimension écologique va également être un enjeu majeur à l’avenir.
Même si cette intensification fait craindre la saturation de la fibre, tout laisser à penser que nous ne sommes qu’au début et que l’usage des DW va s’amplifier avec le temps.
