Management de l’information / Gouvernance de l’information
ÉTABLIR UN CADRE
Gouvernance de l'information :
des règles claires pour vos documents et vos données
Plus de documents introuvables, d’archives en vrac ni de données gardées sans raison. Nous posons avec vous un schéma directeur de l’information adapté à votre TPE ou PME : qui produit, qui valide, qui diffuse, combien de temps on conserve.
- Sans engagement sur la suite
- Sur mesure
L'essentiel en un clin d'oeil
Votre enjeu
Reprendre le contrôle de vos documents et de vos données.
Notre intervention
Analyser vos pratiques et structurer la gouvernance de votre information.
Notre approche
Définir des règles claires, des responsabilités et une feuille de route concrète.
Votre bénéfice
Gagner en efficacité, sécuriser vos informations et maîtriser leur cycle de vie.
VOUS VOUS RECONNAISSEZ ?
Votre information est un actif, mais personne ne la pilote
Dans beaucoup d’organisations, on sait que l’information compte, sans savoir quoi garder, où la ranger ni qui décide.
« Nous savons ce qui compte, mais nous ne savons plus quoi conserver, où le trouver, ni qui peut y accéder. »
Pas de plan de classement
Chacun range à sa manière, les recherches prennent du temps et les versions se multiplient.
Un archivage désordonné
Archives et documents actifs sont mélangés : on ne sait plus ce qui est vivant, ce qui est à garder.
Des données gardées trop longtemps
Du stockage inutile et des données sensibles exposées plus que nécessaire.
Des données supprimées trop tôt
Des pièces utiles ou obligatoires disparaissent, avec un risque en cas de litige ou de contrôle.
NOTRE RÉPONSE
Un cadre simple, posé en trois temps
La gouvernance de l’information, c’est l’ensemble des règles qui disent comment vos documents et vos données sont créés, classés, partagés, conservés puis détruits. Elle associe la gestion documentaire (records management ou gestion des documents d’activité) et le partage des savoirs (knowledge management ou gestion des connaissances).
« La gestion documentaire est le socle de la performance, de la conformité et de la sobriété numérique. »
Cartographier
Audit de vos pratiques et cartographie des flux : où l’information circule, où elle se perd, où elle est redondante.
Définir les règles
Rôles et responsabilités, politique documentaire, plan de classement, règles de nommage et durées de conservation.
Planifier
Une feuille de route sur 12 à 24 mois avec jalons et indicateurs, restituée à la direction ou au conseil d’administration.
CE QUE CELA CHANGE
Gagner du temps, réduire les risques, faire des économies
Une démarche pragmatique, dimensionnée pour une organisation de petite ou moyenne taille.
Recherche rapide
Un gain de temps massif au quotidien.
Archivage maîtrisé
Moins de stockage, donc moins de coûts.
Sécurité
Moins de données sensibles exposées.
Conformité
Respect des obligations légales et du RGPD.
CE QUE COMPREND LA MISSION
8 volets, de l’audit aux recommandations d’outils
Une démarche pragmatique, dimensionnée pour une organisation de petite ou moyenne taille.
Audit des pratiques
Redondances, pertes d’information et circulation réelle des documents.
Cartographie des flux
Qui produit, valide et diffuse quoi, et par quel chemin.
Rôles et gouvernance
Responsabilités claires et instances de décision légères.
Plan de classement
Typologie documentaire, métadonnées, arborescence papier et électronique, règles de nommage.
Cycle de vie
Création, utilisation, archivage intermédiaire, destruction : chaque étape est cadrée.
Durées de conservation
Tableau de gestion et préparation de l’archivage légal.
Droits d’accès et procédures
Qui peut voir, modifier, supprimer, avec des procédures simples à appliquer.
Recommandations d’outils
Conseils pour tirer parti de votre GED ou de SharePoint, sans changer d’outil inutilement.
CE QUE VOUS RECEVEZ
Des livrables concrets, utilisables dès la fin de la mission
Rapport d'audit
Constats et recommandations structurantes.
Cartographie des flux
Une vue d’ensemble lisible, sans jargon.
Schéma directeur
Le cadre de gestion de l’information de votre entreprise.
Dossier archives
Une vue d’ensemble lisible, sans jargon.
Feuille de route
12 à 24 mois, avec jalons et indicateurs.
VOTRE PARCOURS
Avant et après la gouvernance
Diagnostic information
L’état des lieux court, idéal pour savoir par où commencer.
Gestion de l’information
Un accompagnement pour que les bonnes pratiques restent vivantes.
Conformité RGPD
Registre, durées de conservation et gestion des demandes liées aux données personnelles.
Sobriété numérique
Réduire l’empreinte numérique de votre organisation en optimisant vos usages, vos outils et la gestion de vos données.
Les questions que se posent les dirigeants
Qu’est-ce que la gouvernance de l’information ?
C’est l’ensemble des règles, rôles et procédures qui encadrent la vie de vos documents et de vos données, de leur création à leur destruction. Elle sert la performance, la sécurité et la conformité.
Une association, une TPE ou une PME en a-t-elle vraiment besoin ?
Oui, dès que plusieurs personnes produisent et partagent des documents. Le cadre reste léger : peu de règles, mais claires et applicables par tous.
Quelle différence avec le diagnostic information ?
Le diagnostic fait l’état des lieux et priorise. La gouvernance installe le cadre durable : rôles, plan de classement, durées de conservation, feuille de route.
Faut-il changer d’outils ?
Pas nécessairement. Nous partons de votre GED, de SharePoint ou de votre serveur de fichiers, et ne recommandons un changement que s’il est justifié.
Combien de temps dure la mission et quel est son prix ?
La durée de la mission varie selon la taille et la complexité de l’organisation. Pour une petite structure comme une TPE la mission peut être de 2 jours (1 sur site et 1 à diastance).
Cela couvre-t-il le RGPD ?
La gouvernance prépare la conformité en fixant les durées de conservation et les droits d’accès. La mise en conformité RGPD complète fait l’objet d’une offre dédiée.
Posons le cadre de votre information
Échangeons 30 minutes pour voir si cette mission correspond à votre situation.
Du lundi au vendredi : 8h-12h et 13h-17h30