Management de l’information / Gestion de l’information
METTRE EN OEUVRE
Gestion de l'information :
remettez de l’ordre dans vos fichiers, vos espaces partagés et vos archives
Dossiers en vrac, noms de fichiers à la carte, documents introuvables, SharePoint ou Nextcloud mal exploités… Nous réorganisons concrètement votre espace documentaire (arborescence, nommage, classement, archivage) et accompagnons vos équipes pour que l’ordre dure.
- On range avec vous, pas seulement sur le papier
- SharePoint, Google Drive, Nextcloud, serveur
- Sans engagement sur la suite
L'essentiel en un clin d'oeil
Votre enjeu
Retrouver vos documents en quelques secondes et arrêter de perdre du temps à chercher, refaire ou demander.
Notre intervention
Réorganiser vos espaces documentaires : arborescence, nommage, règles de classement, archivage intermédiaire.
Notre approche
Un plan de classement adapté à vos métiers, mis en place avec vous, directement dans vos outils.
Votre bénéfice
Un espace propre, des équipes autonomes, un archivage maîtrisé et une base saine pour la GED ou l’IA.
VOUS VOUS RECONNAISSEZ ?
Dix ans de fichiers, et chacun range à sa façon
« On a 10 ans de fichiers en vrac, plusieurs personnes ont leur propre façon de nommer et de classer, et on ne sait plus ce qu’on peut supprimer. »
Des documents introuvables
On cherche longtemps, on demande à un collègue, on finit par refaire le document.
Des données dispersées
Serveur, SharePoint, Drive, Nextcloud, messagerie : l’information est éclatée entre plusieurs outils.
Un outil mal exploité
« Nous avons Microsoft 365 et SharePoint, mais nous ne savons pas comment l’organiser correctement. »
Structurer votre environnement documentaire, en quatre temps
Comment bien la mettre en place et la gérer ? Comment préparer une migration vers une GED ?
NOTRE RÉPONSE
Structurer votre environnement documentaire, en 4 temps
La gestion de l’information (ou gestion documentaire, records management) regroupe les pratiques concrètes qui permettent de créer, nommer, classer, retrouver, archiver puis supprimer vos documents au quotidien. Elle met en application, dans vos dossiers et vos outils, les règles définies par la gouvernance de l’information.
Auditer l’existant
Audit documentaire : volumes, doublons, usages réels, outils en place et pratiques de chacun.
Refondre l’arborescence
Plan de classement adapté à vos métiers et tableau de gestion, pour que chaque document ait sa place.
Organiser les espaces partagés
Serveur, SharePoint, Google Drive ou Nextcloud : espaces, bibliothèques, métadonnées simples et droits d’accès.
Faire adopter et archiver
Serveur, SharePoint, Google Drive ou Nextcloud : espaces, bibliothèques, métadonnées simples et droits d’accès.
CE QUE NOUS FAISONS CONCRÈTEMENT
8 chantiers, du plan de classement à l’accompagnement des équipes
Organiser et indexer
Définir des référentiels et des règles de gestion pour que l’information soit identifiable.
Nommage et métadonnées
Règles de nommage des fichiers et métadonnées simples, faciles à appliquer au quotidien.
Procédures écrites
Procédures de classement et d’archivage intermédiaire, rédigées simplement.
GED et dématérialisation
Préparer ou cadrer une migration vers une GED ou un système d’archivage électronique.
Plan de classement
Une arborescence adaptée aux métiers de votre structure, pas un modèle générique.
Espaces partagés
Réorganisation de vos espaces sur Drive, SharePoint, Nextcloud ou serveur de fichiers.
Archivage
Tri, archivage intermédiaire et réduction de la dette informationnelle accumulée.
Accompagnement
Guides, tutos et notices pour que vos équipes adoptent les nouvelles pratiques.
CE QUE VOUS RECEVEZ
Des livrables que vos équipes utilisent dès le lendemain
Plan de classement
Adapté aux métiers de votre structure.
Règles de nommage
Adapté aux métiers de votre structure.
Guide de procédure
Guide pratique et technique pour classer et archiver.
Tableau de gestion
La référence pour savoir quoi garder, où et combien de temps.
Guides, tutos et notices
Pour que chacun sache faire, sans dépendre d’une seule personne.
CE QUE CELA CHANGE
Gagner du temps, réduire les risques, réduire les coûts
Gain de temps
Moins de temps passé à chercher, plus d’efficacité, de productivité et de réactivité.
Information mieux maîtrisée
Une information identifiable, à jour et accessible aux bonnes personnes.
Coûts réduits
Moins de stockage inutile, doublons supprimés, ressources rationalisées.
Sécurité
Plus de pertes de documents ni d’informations, des droits d’accès cohérents.
RGPD facilité
Un espace trié et des durées de conservation posées simplifient la mise en conformité..
IA plus efficace
Des documents bien nommés et bien classés donnent de meilleurs résultats aux assistants d’IA.
GESTION OU GOUVERNANCE ?
2 offres complémentaires : le cadre et la mise en oeuvre
Vous pouvez commencer par l’une ou l’autre, ou enchaîner les deux. Vous ne savez pas par où commencer ? L’idéal est de commencer par un Diagnostic information fait un état des lieux court et priorise les actions.
ÉTABLIR UN CADRE
Gouvernance de l’information
Qui décide ? Quelles règles ? Combien de temps conserve-t-on ?
Nous définissons les rôles, la politique documentaire, les durées de conservation et une feuille de route sur 12 à 24 mois.
Vous obtenez : un schéma directeur de l’information.
METTRE EN OEUVRE · VOUS ÊTES ICI
Gestion de l’information
Comment ranger, nommer, retrouver et archiver, dès maintenant ?
Nous réorganisons vos dossiers et vos espaces partagés : arborescence, nommage, métadonnées, archivage intermédiaire, guides.
Vous obtenez : un espace documentaire remis en ordre et des équipes autonomes.
VOTRE PARCOURS
Avant, pendant et après la gestion de l’information
Diagnostic information
L’état des lieux court et à prix fixe, idéal pour savoir par où commencer.
Gouvernance de l’information
Poser le cadre : rôles, politique documentaire, durées de conservation.
Conformité RGPD
Registre, durées de conservation et gestion des demandes liées aux données personnelles.
Sobriété numérique
Réduire l’empreinte numérique de votre organisation en optimisant vos usages, vos outils et la gestion de vos données.
Les questions que se posent les dirigeants et les responsables
Qu’est-ce que la gestion de l’information ?
C’est l’ensemble des pratiques concrètes qui permettent de créer, nommer, classer, retrouver, archiver et supprimer vos documents et vos données au quotidien : arborescence, règles de nommage, espaces partagés, archivage. On parle aussi de gestion documentaire ou de records management.
Quelle différence entre gestion et gouvernance de l’information ?
La gouvernance définit le cadre : qui décide, quelles règles, quelles durées de conservation. La gestion applique ce cadre dans vos dossiers et vos outils : on range, on nomme, on archive, on forme les équipes. Les deux offres sont complémentaires.
Par où commencer quand on a dix ans de fichiers en vrac ?
Par un audit documentaire, puis un plan de classement adapté à vos métiers. Il vaut mieux ne rien supprimer avant d’avoir défini ce qu’il faut garder et combien de temps. Nous vous guidons à chaque étape.
Nous avons déjà Microsoft 365 et SharePoint : faut-il changer d’outil ?
Pas nécessairement. Le plus souvent, il suffit de mieux structurer l’existant : architecture, bibliothèques, métadonnées, droits. Nous ne recommandons un changement d’outil que s’il est justifié.
Intervenez-vous sur Nextcloud, Google Drive ou un serveur de fichiers ?
Oui. Nous réorganisons vos espaces partagés quel que soit l’outil : serveur de fichiers, SharePoint, Google Drive ou Nextcloud.
Cela prépare-t-il une GED ou un archivage électronique ?
Oui. Un plan de classement, des règles de nommage et des métadonnées simples sont le socle d’une migration réussie vers une GED ou un système d’archivage électronique (SAE).
Combien de temps dure la mission ?
La durée dépend de la volumétrie et du nombre d’espaces à traiter. Nous la précisons avec vous lors d’un premier échange de 30 minutes, avant tout devis.
Cela couvre-t-il le RGPD ?
La gestion de l’information facilite la mise en conformité : un espace trié et des durées de conservation posées. La mise en conformité RGPD complète fait l’objet d’une offre dédiée.
Posons le cadre de votre information
Échangeons 30 minutes pour voir si cette mission correspond à votre situation.
Du lundi au vendredi : 8h-12h et 13h-17h30